WordPress site

Sådan optimerer du møderne og undgår tidsspild

0

En dagsorden, der ikke bliver fulgt. En diskussion, som er ude af proportioner rent tidsmæssigt. Et lokale, der efter kort tid har dårligt indeklima. Når der afholdes møder i danske og internationale virksomheder, i det offentlige og i mange andre sammenhænge, kan det både foregå godt og effektivt, men i særdeleshed også langsomt og trægt. Langsomme møder er ofte præget af et par fejltrin, som gør, at det hele føles ineffektivt og ganske enkelt som tidsspilde. Du kender sandsynligvis godt til disse situationer og dermed også til følelsen af irritation, koffeinchok og dårlig koncentrationsevne. Men er der noget at gøre ved det? Heldigvis så er svaret ja.

Overordnet set er der et par elementer, som man kan indføre til sine møder, og som kan højne effektiviteten, medvirke til positive resultater og øge glæden ved at afholde et møde. Mere konkret kan du nedenfor læse om, hvorfor lejede lokaler, en god leder og et klart formål kan gøre forskellen på arbejdspladsen.

Afhold møder i konference- og kursuslokaler

Selvom der er tale om et arbejde, som man er glad for, så kender du sikkert til følelsen af, at man trænger til ny luft, andre lokaler og dermed en smule forandring. Det er ganske naturligt, for forandring kan være med til at gøre ugens møder nemmere at komme igennem. Der er ikke noget at sige til, at et møde kan blive langtrukkent, hvis man helst gerne vil ”ud”. Sådan kan det blive, hvis man ikke er god nok til eksempelvis at lufte ud i lokalet, hvis man ikke har fået det gode møderum etc.

Derfor går første tip på at effektivisere sit møde ved at ruske en smule op i tingene. Skal man prøve at holde et stå-op-møde, som er kendt for at være langt mere effektivt? Eller skal man måske finde sig et lokale, eventuelt ude i byen, som man ikke plejer at være på? Begge ting – og andre nye tiltag – kan være med til at gøre mødet bedre. Eksempelvis kan man vælge at benytte sig af flotte konferencelokaler til møder og kurser for at ruske lidt op i tingene.

Hold altid dagsordenen

En dagsorden er til for at effektivisere og konkretisere de ting, som et møde er sat i verden for at handle om. Derfor giver det heller ikke nogen mening, hvis man som mødedeltager lader dagsordenen forsvinde hen, så det handler om noget helt andet – og slet ikke hvis man er leder. For dagsordenen samt mødelederen fungerer som guide og tovholder i diskussioner, pauser og fordeling af taletid.

Med andre ord fungerer dagsordenen og lederen som værtsrollen, hvilket også medfører et ansvar for, at mødet ikke går hen og bliver ineffektivt og tidsspilde. Derfor er det heller ikke sikkert, at det er lokalets ”øverste”, som samtidig skal være chef for mødet. Denne chef skal nemlig varetage flere forskellige roller, da deltagerne muligvis refererer til ham – så kan en anden med potentiale måske være tovholder.

Klargør formålet med mødet

Ligesom det er enormt vigtigt at holde dagsordenen for at undgå, at mødet bliver ren og skær tidsspilde, så er det i lige så høj grad vigtigt at gøre formålet med mødet klar – og få det kommunikeret ud. Møderne er (forhåbentligt) noget, som alle har forberedt sig til. Men er blot nogle få i tvivl om, hvad mødet skal indebære, bliver det hurtigt ineffektivt igen. Dermed gælder det også om at forventningsafstemme inden mødet, så alle er på samme side fra mødets begyndelse.

Smid en kommentar

Din email adresse bliver ikke offentliggjort.